Prozessoptimierung und Software-Evaluation für Kindertagesstätten

Neben der Kernaufgabe einer optimalen Betreuung der Kinder sehen sich Kitas auch durch administrative und organisatorische Tätigkeiten gefordert. Nicht nur die Grösse der Organisation, sondern auch die geltenden behördlichen Regelungen führen zu umfangreichen Verwaltungsaufgaben und notwendige statistischen Auswertungen.

Eine Organisation mit fünf Kindertagesstätten und insgesamt 14 Gruppen an fünf unterschiedlichen Standorten, durchschnittlich etwa 360 betreuten Kindern pro Woche sowie rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fragte adlatus um Unterstützung in der Verbesserung ihrer administrativen Prozesse an.

Prozessanalyse mit Optimierungspotential

Als erstes ging es darum, die aktuellen Prozesse zu erfassen und zu dokumentieren. Die Analyse der Prozesse zeigte Optimierungspotential auf. Insbesondere an den Prozessübergängen zwischen verschiedenen involvierten Stellen wurden häufig redundante Tätigkeiten ausgeführt und durch parallel identische Informationen geführt. Die folgenden grundsätzlichen Themen wurden als Optimierungspotential identifiziert:

Zentralisierung aller administrativen Tätigkeiten von vier auf einen Standort

Optimierung der Debitorenverwaltung durch Zusammenführen der Nebenbücher und einer automatisierten Schnittstelle in das Hauptbuch

Zentrale Verwaltung der aktuellen und künftigen Belegungen, um Auslastungsschwankungen Kita-übergreifend besser zu koordinieren

Konsequente Erfassung der Anwesenheit der Kinder, auch zur Dokumentation gegenüber der Aufsichtsbehörde

Einsatzplanung der Mitarbeitenden und Arbeitszeiterfassung/-Abrechnung über eine Erfassungsmöglichkeit auf dem Handy direkt durch den Mitarbeiter

Elektronisches Kinderdossier mit Zugang an allen Standorten der Kita

Auf eine mögliche Digitalisierung der Schnittstelle zwischen Kita-Organisation und Eltern, um mit Hilfe einer mobilen App mit den Eltern in geschlossenen Rahmen zu kommunizieren und verschiedenen Selbstbedienungsmöglichkeiten anzubieten (z.B. Abwesenheitsmeldung des Kindes) wurde hingegen bewusst verzichtet, um den Kontakt mit den Eltern persönlich zu halten und nicht nur auf elektronische Kommunikationswege zu beschränken.

Die Kita-Organisation verfügte bereits über ein Kita-spezifisches Verwaltungssystem. Trotzdem entschied sich der Vorstand eine neue Kita-Software zu evaluieren, um die identifizierten Prozessdefizite substanziell verbessern zu können.

Software-Evaluation und -einführung

Die Anschaffung der neuen Verwaltungsapplikation für die Kita-Organisation erfolgte nach dem folgenden Vorgehensraster:

Erstellen eines Anforderungskataloges (die Prozessanalyse und die darauffolgenden Diskussionen waren dazu eine wesentliche Basis)

Screening des aktuellen Software-Marktes für Kita-Applikationen (es ist erstaunlich, wie gross dieser Angebotsmarkt in der Schweiz ist)

Erstellen einer Short-List aus den Software-Anbietern

Ausschreibung und Einladung zur Offertstellung der Short-List-Anbieter

Besuch von Referenzanwendern und Angebotsdiskussion

Vertragsabschluss und Einführungsplanung mit dem gewählten Software-Anbieter

Dieses Software-Auswahlverfahren wurde durch den adlatus-Berater federführend koordiniert und zusammen mit der Geschäftsleitung der Kita-Organisation durchgeführt. Insgesamt hat der adlatus-Berater für alle Tätigkeiten von der Prozesserfassung und -analyse bis zum Abschluss des Evaluationsverfahrens insgesamt ca. 10 Arbeitstage aufgewendet.

Die neue Software ist seit 1. Januar 2022 im Einsatz. Die operative Einführung erfolgte dann eigenständig durch die Geschäftsleitung und die Mitarbeitenden der Kita-Organisation zusammen mit dem Software-Anbieter.

Der Präsident der Kita-Organisation zur Unterstützung durch adlatus:

Wir haben im Vorstand schon zwei Jahre zuvor versucht, die als notwendig erkannte Prozessoptimierung in Eigenregie anzugehen. Nach dem Besuch einer Kita-Software-Messe haben wir schnell erkannt, dass wir das selber nicht schaffen. Der Beizug des adlatus-Beraters war für uns ein Glücksfall: sehr schnell lernte er den Betrieb, unsere Organisation, die Abläufe und unsere Prioritäten kennen. Alle schätzten seine kompetente Beratung und auch seine Geduld, mit der er auf unsere komplexen und vielleicht manchmal auch komplizierten Fragen und Anforderungen einging. Da war es naheliegend, dass wir ihm auch den Folgeauftrag für die Anpassung der Führungsstruktur gaben. Auch diese Aufgabe löste er sehr effizient. Er verstand es gut, die verschiedenen Wünsche und Vorstellungen zu einer von allen akzeptierten Lösungen zu bündeln.

Autor: Bruno Rohner, Betriebsökonom HWV